Politica de confidențialitate

1. Operatorul și datele sale de contact

1.1. Operatorul: R-Szoft Informatikai Korlátolt Felelősségű Társaság (R-Szoft Kft.). Sediul social: 1224 Budapest, XIII. utca 45. Punct de lucru și adresă de corespondență: 1095 Budapest, Soroksári út 48. (Hungária Malomudvar, clădirea 8, etajul 2). Număr de înregistrare în registrul comerțului: 01-09-407280 (Registrul Comerțului de pe lângă Tribunalul Capitalei Budapesta, Fővárosi Törvényszék Cégbírósága). Cod fiscal maghiar: 26615934-2-43. Reprezentată de: Bálint Rákosi, administrator.

1.2. Denumirea serviciului: SmartAIAssist (fost SmartAIChat). Site-uri: https://smartaiassist.hu și https://smartaiassist.eu.

1.3. Date de contact: ; telefon: +36 30 181 2087 (luni–vineri, 9:00–17:00 CET).

1.4. În temeiul articolului 37 din GDPR, societatea noastră nu are obligația de a desemna un responsabil cu protecția datelor. Întrebările privind protecția datelor pot fi adresate la datele de contact de mai sus.

2. Domeniul și scopul prelucrării

2.1. Prezenta politică prezintă activitățile de prelucrare ale R-Szoft Kft. Activitatea desfășurată în calitate de operator acoperă exploatarea propriului site, gestionarea persoanelor interesate și a relațiilor cu clienții, încheierea contractelor și facturarea.

2.2. Clientul care utilizează serviciul este operator în privința propriilor vizitatori și cumpărători, iar R-Szoft Kft. este persoană împuternicită de operator, în numele clientului. Acestei prelucrări i se aplică Acordul de prelucrare a datelor.

2.3. Datele furnizate prin formularele de pe site (solicitări de demo, de contact și de apel) sunt stocate în sistemul de gestionare a relațiilor cu clienții (CRM) HubSpot; detalii la punctele 3.1 și 5.1.

3. Date cu caracter personal prelucrate și temeiuri juridice

3.1. Persoane interesate, solicitări de contact

3.1.1. Date prelucrate: nume, prenume, adresă de e-mail, număr de telefon, denumirea companiei, adresa site-ului, mesajul, pagina și momentul trimiterii formularului, sursa publicitară (parametri UTM), lista de prețuri afișată (HUF sau EUR) și, pentru persoanele interesate din România, județul.

3.1.2. Scopul prelucrării este exclusiv luarea legăturii: răspunsul la solicitare și stabilirea naturii interesului.

3.1.3. Temei juridic: interes legitim (articolul 6 alineatul (1) litera (f) din GDPR), pe baza unui test de evaluare a interesului legitim; pentru solicitarea „Anunțați-mă când este disponibil”, consimțământul (articolul 6 alineatul (1) litera (a) din GDPR). Nu trimitem newslettere.

3.1.4. Durata păstrării: 2 ani de la ultimul contact sau până la exercitarea dreptului de opoziție, dacă aceasta are loc mai devreme; în cazul încheierii unui contract, conform punctelor 3.4 și 6.2.

3.1.5. În cazul persoanelor interesate din România, transmitem datele partenerului nostru din România responsabil pentru județul respectiv, pentru a lua legătura cu aceștia și a realiza implementarea. Partenerul acționează în numele nostru, ca persoană împuternicită (punctul 5.1).

3.2. Solicitarea unui demo

3.2.1. Datele furnizate în formularul de previzualizare demo: adresa site-ului, adresa de e-mail, numărul de telefon, precum și declarația privind dreptul de a face solicitarea.

3.2.2. Previzualizarea automată se realizează pe baza conținutului public al site-ului indicat și se șterge după 24 de ore.

3.2.3. Temei juridic: demersuri efectuate la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract (articolul 6 alineatul (1) litera (b) din GDPR).

3.3. Solicitarea unei programări prin e-mail

3.3.1. Numele și datele de contact furnizate în e-mailul trimis pentru demonstrația live servesc exclusiv stabilirii programării și desfășurării demonstrației. Temei juridic: demersuri efectuate la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract (articolul 6 alineatul (1) litera (b) din GDPR).

3.4. Persoanele de contact ale clienților

3.4.1. Date prelucrate: nume, prenume, adresă de e-mail, număr de telefon, date tehnice și de facturare legate de contract.

3.4.2. Temei juridic: executarea unui contract (articolul 6 alineatul (1) litera (b) din GDPR).

3.5. Facturare

3.5.1. Date necesare pentru facturare: denumire, adresă, cod fiscal și, pentru întreprinderile din UE, codul de TVA intracomunitar și verificarea acestuia în VIES. Temei juridic: îndeplinirea unei obligații legale (articolul 6 alineatul (1) litera (c) din GDPR; Legea maghiară nr. CXXVII din 2007 privind taxa pe valoarea adăugată și Legea nr. C din 2000 privind contabilitatea). Durata păstrării: documentele contabile se păstrează 8 ani (secțiunea 169 din Legea contabilității).

3.6. Afișarea listei de prețuri

3.6.1. Pentru a afișa lista de prețuri potrivită, Cloudflare stabilește, pe baza adresei IP, țara din care vizitați site-ul. Nu stocăm adresa IP și nu o folosim în alte scopuri; site-ul primește doar codul țării. Dacă alegeți manual o listă de prețuri, alegerea este păstrată într-un cookie timp de 30 de zile (a se vedea Politica privind cookie-urile). Temei juridic: interes legitim (articolul 6 alineatul (1) litera (f) din GDPR).

3.7. Măsurarea traficului

3.7.1. Cu acordul dumneavoastră, măsurăm utilizarea site-ului cu Google Analytics 4 (paginile vizualizate, trimiterea formularelor, lista de prețuri afișată și limba). Temei juridic: consimțământul (articolul 6 alineatul (1) litera (a) din GDPR), pe care îl puteți retrage oricând prin butonul „Setări cookie-uri” din subsolul paginii. Datele sunt păstrate cel mult 14 luni.

3.8. Social AI – conectarea paginii de Facebook

3.8.1. Atunci când clientul nostru își conectează pagina de Facebook la Social AI (Facebook Login for Business), prelucrăm numele de Facebook și ID-ul de Facebook ale administratorului paginii care se autentifică, precum și tokenul de acces la pagină emis de Meta. Scop: furnizarea serviciului Social AI. Temei juridic: executarea unui contract (articolul 6 alineatul (1) litera (b) din GDPR); dacă administratorul este angajat al clientului nostru, interesul legitim al clientului nostru și al nostru (articolul 6 alineatul (1) litera (f) din GDPR). Tokenul este stocat în formă criptată.

3.8.2. Prelucrăm postările, comentariile și reacțiile paginii de Facebook, numele și ID-urile de Facebook ale celor care comentează, precum și datele de interacțiune ale postărilor (numărul de reacții și de comentarii) în numele clientului nostru, în calitate de persoană împuternicită; operatorul acestor date este clientul nostru, iar noi acționăm conform instrucțiunilor acestuia. Social AI doar semnalează comentariile nesolicitate sau jignitoare în vederea ascunderii; decizia de ascundere aparține clientului nostru. Folosim datele primite de la Facebook exclusiv pentru funcționarea Social AI: nu le vindem, nu le folosim pentru publicitate, creare de profiluri sau antrenarea modelelor de inteligență artificială și nu le comunicăm terților, cu excepția persoanelor împuternicite enumerate în secțiunea 5.

3.8.3. Păstrare și ștergere: notificările brute primite de la Facebook se șterg după 14 zile, iar comentariile și datele celor care comentează după 30, 90 sau 365 de zile, în funcție de pachetul clientului nostru; datele administratorului și tokenul se păstrează până la revocarea accesului. În termen de 30 de zile de la revocarea accesului sau de la încetarea contractului, ștergem toate datele primite de la Facebook și tokenul. Modul de solicitare a ștergerii: Ștergerea datelor Facebook.

4. Principiile prelucrării și referințe legislative

4.1. În cursul prelucrării, prelucrăm datele cu caracter personal în mod legal, echitabil și transparent; le colectăm în scopuri determinate și explicite; în măsura relevantă și necesară în raport cu scopul; exact, doar pe durata necesară atingerii scopului și cu o securitate adecvată.

4.2. Prezenta politică este conformă cu Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR), cu Legea maghiară nr. CXII din 2011 privind dreptul la autodeterminare informațională și libertatea informației (2011. évi CXII. törvény, Infotv.), cu Legea maghiară nr. V din 2013 privind Codul civil (2013. évi V. törvény, Ptk.), precum și cu dispozițiile relevante ale Regulamentului (UE) 2024/1689 al Parlamentului European și al Consiliului (AI Act).

5. Persoane împuternicite de operator

5.1. Persoanele noastre împuternicite:

• Amazon Web Services EMEA SARL – platforma și stocarea serviciului, AWS eu-central-1 (Frankfurt), UE
• Google Cloud (Vertex AI, Gemini, endpoint regional în UE) – apeluri către model, UE
• AWS Bedrock eu-central-1 – model de rezervă, UE
• Amazon SES – trimiterea e-mailurilor, UE
• Decodo – citirea conținutului public al site-ului pentru previzualizarea demo, UE
• Cloudflare, Inc. – livrarea site-ului și transmiterea formularelor (Workers), protecție împotriva supraîncărcării, stabilirea țării pentru lista de prețuri; nu stochează datele din formulare – SUA
• HubSpot, Inc. – gestionarea relațiilor cu clienții (CRM), formulare – SUA
• Google Ireland Limited / Google LLC – măsurarea traficului (Google Analytics 4, numai cu consimțământ) și e-mailul companiei (Google Workspace) – UE, SUA
• KBOSS.hu Kft. (Számlázz.hu) – facturare, Ungaria
• partenerii noștri de implementare din România – contactul cu persoanele interesate și clienții din România, implementare – România; lista actuală a partenerilor este disponibilă pe pagina și, la cerere, prin e-mail

Pentru Video AI și Social AI – unde clientul nostru este operatorul, iar noi acționăm ca persoană împuternicită în numele acestuia – recurgem la următorii furnizori suplimentari:

• Eleven Labs Inc. – sinteză vocală (voce off) pentru videoclipurile Video AI – SUA
• HeyGen Technology, Inc. – randarea videoclipurilor cu avatar pentru Video AI – SUA
• Google Cloud EMEA Limited (Vertex AI) – generarea imaginilor publicitare, endpoint regional în UE – UE; generarea videoclipurilor publicitare, endpoint global – UE și SUA

5.2. Datele produsului se află în regiunea eu-central-1 (Frankfurt) a Amazon Web Services EMEA SARL; site-ul este operat prin serviciile Cloudflare, Inc. (101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, SUA).

5.3. Nu folosim conversațiile și baza de cunoștințe pentru antrenarea modelelor.

5.4. Transferuri în afara SEE. Unele dintre persoanele noastre împuternicite (Cloudflare, Inc., HubSpot, Inc., Google LLC, Eleven Labs Inc., HeyGen Technology, Inc.) și societatea-mamă a operatorului platformei Facebook utilizate pentru Social AI (Meta Platforms, Inc.) sunt societăți cu sediul în Statele Unite. Datele cu caracter personal sunt transferate pe baza certificării acestora în cadrul Cadrului UE–SUA privind protecția datelor (Decizia de punere în aplicare (UE) 2023/1795 a Comisiei) sau, în lipsa certificării, pe baza clauzelor contractuale standard (SCC) adoptate de Comisia Europeană. Datele de chat, conversațiile și baza de cunoștințe rămân în UE; generarea vocii și a videoclipurilor Video AI are loc și în Statele Unite.

5.5. Social AI funcționează prin platforma Facebook a Meta Platforms Ireland Limited. Meta nu este persoana noastră împuternicită: prelucrează datele care apar pe Facebook în calitate de operator independent, conform propriei politici de confidențialitate.

6. Durata de păstrare a datelor

6.1. Ștergem previzualizarea demo după 24 de ore. Conversațiile din produs se păstrează 90 de zile de la închidere, după care se șterg automat; Acordul de prelucrare a datelor tratează acest aspect în detaliu.

6.2. După încetarea contractului, ștergem datele după perioada de export de 30 de zile, în cel mult 60 de zile de la încetare. Documentele contabile și documentele legate de soluționarea cazurilor se păstrează pe durata prevăzută de obligațiile legale și contabile de păstrare.

6.3. Datele primite de la Facebook pentru Social AI și tokenul de acces se șterg în termen de 30 de zile de la revocarea accesului sau de la încetarea contractului (punctul 3.8.3).

7. Drepturile persoanelor vizate

7.1. Persoana vizată poate solicita informații privind prelucrarea datelor sale cu caracter personal, rectificarea acestora, ștergerea lor (cu excepția prelucrărilor obligatorii), restricționarea prelucrării și portabilitatea datelor și se poate opune prelucrării.

7.2. Răspundem solicitărilor în cel mult o lună. Informarea este gratuită, cu excepția cazului în care persoana vizată solicită în mod repetat informații privind același set de date.

7.3. În cazul unei plângeri, persoana vizată se poate adresa Autorității Naționale pentru Protecția Datelor și Libertatea Informației din Ungaria (Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság, NAIH, 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11., https://naih.hu/) sau autorității de supraveghere din statul membru în care își are reședința obișnuită, locul de muncă ori în care a avut loc presupusa încălcare (articolul 77 din GDPR) – în România, Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP, https://www.dataprotection.ro) –, precum și instanței.

7.4. Dacă o persoană care comentează pe o pagină de Facebook ne contactează cu privire la datele sale prelucrate de Social AI, transmitem cererea clientului nostru care operează pagina, în calitate de operator, și sprijinim soluționarea acesteia; informăm solicitantul în acest sens. Informațiile privind datele stocate pe Facebook sunt furnizate de Meta.

8. Gestionarea încălcărilor securității datelor

8.1. Notificăm autoritatea de supraveghere a protecției datelor cu privire la o încălcare a securității datelor cu caracter personal în cel mult 72 de ore de la data la care am luat cunoștință de aceasta, dacă încălcarea prezintă un risc pentru persoanele vizate. În cazul unui risc ridicat, informăm și persoanele vizate.

9. Cookie-uri

9.1. Informații despre cookie-urile și tehnologiile similare utilizate de site sunt oferite în Politica privind cookie-urile.

10. Modificările acestei pagini

10.1. Revizuim periodic prezenta politică. În cazul unei modificări semnificative, informăm persoanele vizate prin e-mail; în cazul unei modificări nesemnificative, publicăm noua versiune pe site.